Secretaresses

Het vak van de secretaresse heeft zijn oorsprong in de middeleeuwen, maar werd toen uitsluitend uitgeoefend door mannen (secretarum) die teksten schreven en vertaalden. Toen de automatisering vanaf de jaren zeventig intrede deed, veranderde het beroep van de secretaresse. Was het vak aanvankelijk vooral ondersteunend van aard, anno 2017 is het eerder een functie waarbij planning, begeleiding en eigen initiatief belangrijke aspecten zijn. Afhankelijk van het takenpakket zijn office manager of management assistent veelgebruikte functietitels.

Die verandering is zichtbaar in de taken die secretaresses uitvoeren. Vroeger ging het vooral om het maken van notulen, het typen van brieven, het archiveren van belangrijke stukken en het ontvangen van gasten. Tegenwoordig gaat het vooral om organiseren en communiceren. Dat betekent in de praktijk het agendabeheer van de leidinggevende (een van de belangrijkste taken), maar ook het voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, het onderhouden van contacten met andere afdelingen en – last but not least – het bepalen wat er wel en niet bij de manager op het bureau komt.

Spinnen in het web

Bij Tilburg University zijn 130 medewerkers in dienst die secretariële taken uitvoeren (129 vrouwen en 1 man). De secretaresses die bij een faculteit werken zijn er vooral om het onderwijs- en onderzoeksproces te ondersteunen. Het motto is vaak: maak het de wetenschapper zo gemakkelijk mogelijk om zich met de wetenschap bezig te houden.

De secretaresses bij de ondersteunende afdelingen hebben een belangrijke rol bij het organiseren en sturen van de beleids- en bestuursprocessen. Het spreekt voor zich dat secretaresses – waar ze ook universiteit werken – goed met computersystemen en softwareprogramma’s uit de voeten moeten kunnen. Rust en efficiency zijn soms nog belangrijker, ook om ‘de baas’ te behoeden voor chaos. Kennis van zaken en improvisatietalent zijn ook gewenst: managers - en vaak ook collega’s - verwachten van een secretaresse ‘binnen no-time’ een antwoord op al hun vragen. De secretaresse is de spin in het web geworden, een regisseur die in weinig nog doet denken aan de ‘tiepmiep’ van weleer.